発注の担当
困りごと
仕入先ごとにやり取りがバラバラ。訂正・取消は「言った言わない」になりがち。取引が増えるほど、何が自分の対応待ちか分からなくなる。
解決
発注から受領まで一元管理。仕入先が未参加でも代理記録でそのまま運用できる。ホーム画面に対応待ちを自動で仕分けして表示。
発注元の方へ
発注から受領まで、仕入先と同じ記録で。
発注書を送ったあとの回答・納品予定・受領・差異の確定まで、1つの画面で追いかけます。仕入先がまだHatsuclaを使っていなくても、自社だけで今日から始められます。
現在はパイロット期間として、最初の3か月は費用をいただきません。
よくある困りごと
発注の担当・検収・経理。それぞれの困りごとが解決します。
1つの記録を、社内の3つの立場がそれぞれの形で使います。
何から手をつければいいか分からない。
もう迷わない！
検収担当
困りごと
紙とペンでの検品、破損の証拠が残らない。
解決
スマホでバーコードをスキャンするだけ。破損は写真を添付できる。
経理
困りごと
月末の数字合わせ、証憑の保存管理。
解決
請求照合で、受領の実績と仕入先の請求書を突き合わせ。発注書は10年保存で法人税法の証憑保存要件に対応。
導入のしかた
まずは自社だけで。仕入先が参加すれば、もっとスムーズに。
Hatsuclaは、仕入先の登録を待たずに使い始められます。仕入先がポータルに参加すれば、双方のやり取りがさらに厚みを増します。
| 対応内容 | 仕入先が未参加でも | 仕入先が参加すると |
|---|---|---|
| 回答 | 電話・FAXの内容を発注元が代理記録 | 仕入先自身がポータルで回答・確定 |
| 差異の了承 | 発注元の記録のみ | 仕入先本人の了承で双方確認済みに |
| 発送状況の確認 | 電話で個別に確認 | ポータル上で依頼・回答が完結 |
| 変更の通知 | 個別に連絡 | 訂正・差異・回答の変更をメールで通知 |
→ 表は横にスクロールできます。「仕入先が参加すると」の列もご確認ください。
招待した仕入先には、負担がありません。招待メールのリンクから名前を入れて承諾するだけで、パスワードは要りません。利用は無料です。
できること
発注元ができること。
商品は、仕入先ごとに商品マスタで管理
商品ごとに仕入先・単価・入数・JAN・仕入先の商品コードを登録します。発注書を作ると、商品の仕入先ごとに自動で振り分けられます。
双方合意で締まる記録
不足・破損・過納も、発注元の確定と仕入先の了承がそろって初めて確定します。
値引きの交渉も記録に残る
傷んだ商品を値引きで買い取るとき、金額の提示から対案までを画面でやり取りできます。経過がそのまま残ります。
単価の改定は双方の承認で決まる 提案・予約はスタンダード
提案はどちらからでもでき、承認するのは必ず相手側です。適用日を決めた予約や期間を決めた特売は、終われば自動で外れるので戻し忘れが起きません。
今回だけの単価も、理由が残る
電話で決めた単価は、理由を添えて発注できます。商品マスタは変わらないので、次回の発注には影響しません。
仕入先が未参加でも使える
電話・FAXの回答は代理記録。本人の回答とは必ず区別して残します。
個数でも重量でも発注できる
生鮮・精肉など重さで取引する商品（不定貫）に対応しています。許容範囲内のズレは差異になりません。
スマホで検収
バーコードをスキャンするだけ。専用端末は不要で、破損は写真を添付できます。
発注書は10年保存
法人税法が定める証憑の保存要件に対応。短縮できない設定にしてあります。
請求照合で月を締める スタンダード
受領の実績と仕入先の請求書を画面で突き合わせ、月を締めます。受領実績のCSV出力・freeeへの登録にも対応しています。
やることはホームに集約
連絡が必要な件・社内で完結する件・相手待ちの件を自動で仕分けます。
メールでも、FAXの相手にも送れる
発注書はPDFを添付してメールで送ります。FAXの相手には送信票つきのPDFを作るので、自社の複合機からそのまま送れます。
Excel・CSVから発注書を作る
基幹システムや表計算で作った発注の一覧を取り込み、仕入先ごとの発注書に振り分けます。
仕入先ごとの実績が見える
遅れや欠品の多さを、仕入先ごとに数字で確かめられます。
料金
料金の考え方
自分でアカウントを作った場合
ライトプランで始まります
請求照合・freeeへの登録・単価の予約などは、スタンダードプランで使えます。
現在はパイロット期間として、最初の3か月は費用をいただきません。料金はお問い合わせのうえご案内します。
仕入先から招待された場合
無料プランで使えます
発注を送れるのは、招待してくれた仕入先だけです。商品は、その仕入先から届いた申請を承認して使います。ほかの仕入先ともHatsuclaでやり取りしたくなったら、ライトプランへ切り替えられます。
招待した仕入先の利用料は、かかりません。
よくある質問
よくあるご質問
どんな会社に向いていますか？
本部で仕入先へ発注し、自社の倉庫・物流センターで受け取って検収している会社に向いています。EDIを入れていない仕入先や、電話・FAXでやり取りしている仕入先とも使えます。店舗の発注を別のシステムで決めている場合は、その結果をCSVで取り込んで発注書にできます。
仕入先にも導入してもらう必要がありますか？
いいえ、未参加のままでも運用できます。電話・FAXでのやり取りは発注元が代理記録し、本人の回答とは区別して残ります。仕入先が準備でき次第、あとから招待することもできます。
傷んだ商品を値引きで買い取る、といったやり取りもできますか？
はい。納品差異の確定で「値引きで買い取る」を選び、値引き後の単価か総額を入力すると、その金額が仕入先に通知されます。仕入先は了承するか、「この金額なら」と対案を返せます。やり取りは1回ごとに記録として残るため、電話のように結論だけが残る形にはなりません。合意した値引き額は、請求照合と受領実績のCSVにも反映されます。経理が請求書と照合するときに、値引き分を手で計算し直す必要はありません。
単価の変更（値上げ・特売など）はどう扱えますか？
発注元と仕入先のどちらからでも提案でき、承認するのは必ず相手側です。片方だけで単価が変わることはありません。「4月1日から」のように適用日を決めた改定も、「今週だけ」のように期間を決めた特売も登録できます。期間を決めた場合は、期間が終わると自動で適用が外れるため、戻し忘れが起きません。電話で決めた今回だけの単価は、理由を添えて発注時に入力します。商品マスタは書き換えないので、次回の発注には影響しません。仕入先の画面には「通常 @180 → 今回 @165」と出るので、合意していない単価に双方が気づけます。
生鮮や精肉のように、重さで取引する商品も扱えますか？
はい。商品ごとに数量区分を「重量」にすると、kgあたりの単価・kgの数量で発注できます（不定貫）。10kgで発注して9.8kg届くようなズレは、許容範囲を決めておけば差異として扱われないため、毎回の確認は発生しません。仕入先に新しい作業は増えません。出荷時に計量して納品伝票に書く、いまのやり方のままで構いません。
既存の基幹システムと連携できますか？
現時点ではCSV連携をご利用いただけます。基幹システムやExcelで決めた発注数は、CSV・Excelから取り込んで発注書にできます。仕入先・納品先・商品のマスタも取り込めます。受領実績はCSVで出力できるので（スタンダードプラン）、基幹側に戻せます。APIによる自動連携は、お使いの基幹システムに合わせて個別にご相談のうえ対応します。
費用はどれくらいかかりますか？
自分でアカウントを作るとライトプランで始まります。現在はパイロット期間として、最初の3か月は費用をいただきません。その後の条件は、貴社の運用を伺ったうえでご相談します。招待した仕入先の利用料はかかりません。
仕入先からHatsuclaの招待が届きました。どうすればよいですか？
招待メールのリンクからアカウントを作ると、無料プランで使い始められます。その仕入先の商品は申請として届くので、承認すると自社の商品として発注できます。
いまの発注のやり方を伺って、どこから始めるかをご案内します。