導入のしかた

まずは自社だけで。仕入先が参加すれば、もっとスムーズに。

Hatsuclaは、仕入先の登録を待たずに使い始められます。仕入先がポータルに参加すれば、双方のやり取りがさらに厚みを増します。

対応内容	仕入先が未参加でも	仕入先が参加すると
回答	電話・FAXの内容を発注元が代理記録	仕入先自身がポータルで回答・確定
差異の了承	発注元の記録のみ	仕入先本人の了承で双方確認済みに
発送状況の確認	電話で個別に確認	ポータル上で依頼・回答が完結
変更の通知	個別に連絡	訂正・差異・回答の変更をメールで通知

→ 表は横にスクロールできます。「仕入先が参加すると」の列もご確認ください。

仕入先には、負担がありません。アカウント登録・パスワード設定は不要で、利用は無料です。発注書の管理もHatsuclaが引き受けます。

立場ごとの困りごと

発注元・仕入先・検収・経理。それぞれの困りごとが解決します。

1つの記録を、4つの立場がそれぞれの形で使います。

Before電話・紙・メール。何から手をつければいいか分からない。

Afterホームに表示される順番通りに進めればいい。

発注元（バイヤー）

困りごと

仕入先ごとにやり取りがバラバラ。訂正・取消は「言った言わない」になりがち。取引が増えるほど、何が自分の対応待ちか分からなくなる。

解決

発注から受領まで一元管理。仕入先が未参加でも代理記録でそのまま運用できる。ホーム画面に対応待ちを自動で仕分けして表示。

仕入先（ベンダー）

困りごと

電話・FAXでの伝達ミス、ポータル登録の手間。

解決

メールのリンクをクリックするだけで開始。アカウント登録は不要、利用は無料。

検収担当

困りごと

紙とペンでの検品、破損の証拠が残らない。

解決

スマホでバーコードをスキャンするだけ。破損は写真を添付できる。

経理

困りごと

月末の数字合わせ、証憑の保存管理。

解決

月次照合をCSVで出力。発注書は10年保存で法人税法の証憑保存要件に対応。

立場に関わらず、困りごとを1つずつ解消します。

まずは相談する

しくみ

発注から双方確認済みまで、5つの段階で進みます。

1つの発注が、発注元と仕入先のあいだを行き来しながら、最後は同じ1つの記録に一致します。

発注元
発注

発注書を作成して送信。発注番号が採番され、発注書PDFが作られます。
仕入先
回答

いつ・いくつ納めるかを回答。未参加の仕入先は、発注元が代理記録します。
発注元
受領

荷受け場で、実際に届いた数をスマホでスキャンして記録します。1回で届かない場合は、届くたびに記録を重ねられます。
発注元
差異確定

数が合わないときは、不足・破損・過納の種別と理由を付けて確定します。残りが後日届く場合も、そのつど記録できます。
双方確認済み

仕入先が了承して、はじめて双方確認済みになります。片側の記録だけでは終わりません。

Hatsuclaで作成した発注書PDFのサンプル — ①で作成される発注書PDF

Hatsuclaの納品差異を確定するモーダル画面。予定数と受領数の差、種別、内容・経緯を入力する — ④で使う、納品差異を確定する画面

できること

Hatsuclaが解決する10のこと。

双方合意で締まる記録

不足・破損・過納も、発注元の確定と仕入先の了承がそろって初めて確定します。

値引きの交渉も記録に残る

傷んだ商品を値引きで買い取るとき、金額の提示から対案までを画面でやり取りできます。経過がそのまま残ります。

単価の改定は双方の承認で決まる

発注元からも仕入先からも提案でき、承認するのは必ず相手側です。期間を決めた特売は終われば自動で外れるので、戻し忘れが起きません。

今回だけの単価も、理由が残る

電話で決めた単価は、理由を添えて発注できます。商品マスタは変わらないので、次回の発注には影響しません。

仕入先が未参加でも使える

電話・FAXの回答は代理記録。本人の回答とは必ず区別して残します。

個数でも重量でも発注できる

生鮮・精肉など重さで取引する商品（不定貫）に対応しています。許容範囲内のズレは差異になりません。

スマホで検収

バーコードをスキャンするだけ。専用端末は不要で、破損は写真を添付できます。

発注書は10年保存

法人税法が定める証憑の保存要件に対応。短縮できない設定にしてあります。

月次照合はワンクリック

受領実績をCSVで出力し、経理の照合作業を短縮します。

やることはホームに集約

連絡が必要な件・社内で完結する件・相手待ちの件を自動で仕分けます。

紙は残さず、発注書はHatsuclaが一元管理。

まずは、いまの運用のどこにHatsuclaが効くかをご相談ください。

まずは相談する

開発者について

そのズレを、開発者として見てきました。

私はもともと、小売業の基幹システム開発に携わっていました。発注、入荷、検品、在庫、そこに関わるシステムを作る中で、数字が現場でどう扱われているかを日々見てきました。

その中で問題になっていたのは、納品日や欠品、納品数の違いをめぐって、同じ取引先と何度もFAXをやり取りしていたことです。一度で決まらず、そのたびに紙が増えていきました。そして、システム上の在庫数と、実際に倉庫にある数が合わない状態が続きました。

これは、担当者の注意不足や怠慢が原因ではありません。やり取りが紙の上に散らばっていて、何がどう決まったのかが1か所に残らない。それが原因だと感じました。だとすれば、必要なのは「もっと気をつける」ことではなく、決まったことも、届いた数も、自然に記録として残る仕組みそのものだと考えました。

Hatsuclaは、その経験から生まれたサービスです。仕入先に無理な負担をかけず、発注元だけでも今日から始められる形にしたのは、基幹システムの開発を通して、発注から在庫までを一続きで見てきたからこそたどり着いた設計です。数字がズレたままにならなければ、確かめるためのFAXの往復も、あとからつじつまを合わせる作業も要らなくなります。発注元と仕入先、どちらか一方だけが我慢する関係を、少しでも減らせたらと思っています。

個人事業主として、屋号「Hatsucla」でこのサービスを運営しています。

信頼性

記録は、争ったときに使えるものを。

発注書PDFの保存

発注日から10年間保存します。法人税法が定める証憑の保存期間（原則7年、欠損金の繰越がある事業年度は10年）のうち、長いほうに合わせています。

保存期間 10年

監査ログ

発注・回答・受領・差異の確定と了承は、変更前と変更後を対で記録します。拒否された操作は記録せず、記録は発注元・仕入先の双方から見られます。

Before → After で記録

会社をまたいで見えない

取引データはすべて会社に属します。仕入先が見られるのは、接続が有効な発注元からの、自分宛ての発注だけです。

越境アクセスは設計上不可能

よくある質問

よくあるご質問

仕入先にも導入してもらう必要がありますか？

いいえ、未参加のままでも運用できます。電話・FAXでのやり取りは発注元が代理記録し、本人の回答とは区別して残ります。仕入先が準備でき次第、あとから招待することもできます。

傷んだ商品を値引きで買い取る、といったやり取りもできますか？

はい。納品差異の確定で「値引きで買い取る」を選び、値引き後の単価か総額を入力すると、その金額が仕入先に通知されます。仕入先は了承するか、「この金額なら」と対案を返せます。やり取りは1回ごとに記録として残るため、電話のように結論だけが残る形にはなりません。合意した値引き額は、月次照合と受領実績CSVにも反映されます。経理が請求書と照合するときに、値引き分を手で計算し直す必要はありません。

単価の変更（値上げ・特売など）はどう扱えますか？

発注元と仕入先のどちらからでも提案でき、承認するのは必ず相手側です。片方だけで単価が変わることはありません。「4月1日から」のように適用日を決めた改定も、「今週だけ」のように期間を決めた特売も登録できます。期間を決めた場合は、期間が終わると自動で適用が外れるため、戻し忘れが起きません。電話で決めた今回だけの単価は、理由を添えて発注時に入力します。商品マスタは書き換えないので、次回の発注には影響しません。仕入先の画面には「通常 @180 → 今回 @165」と出るので、合意していない単価に双方が気づけます。

生鮮や精肉のように、重さで取引する商品も扱えますか？

はい。商品ごとに数量区分を「重量」にすると、kgあたりの単価・kgの数量で発注できます（不定貫）。10kgで発注して9.8kg届くようなズレは、許容範囲を決めておけば差異として扱われないため、毎回の確認は発生しません。仕入先に新しい作業は増えません。出荷時に計量して納品伝票に書く、いまのやり方のままで構いません。

既存の基幹システムと連携できますか？

現時点ではCSV連携をご利用いただけます。仕入先・納品先・商品・受領実績のCSV取込に対応しています。APIによる自動連携は、お使いの基幹システムに合わせて個別にご相談のうえ対応します。

費用はどれくらいかかりますか？

仕入先のご利用は無料です。発注元とのご契約については個別にご相談ください（現在はパイロット期間として個別に対応しています）。

付録